Software für kleine Träger der ambulanten Jugendhilfe
Jugendhilfe ist komplex. Ihre Software muss es nicht sein.
Bewilligungen, Klientenakten, Dokumentation und Abrechnung: Docavera verbindet Ihre täglichen Abläufe an einem Ort, übersichtlich für das ganze Team.
Gemeinsam mit einem ambulanten Träger aus der Region entwickelt.
Beispielansicht mit erfundenen Daten
- Für kleine Träger der Jugendhilfe
- Ein Ablauf statt vieler Einzellösungen
- Für Fachkräfte, Verwaltung und Leitung
So funktioniert’s
Ein Fall. Ein roter Faden.
Von der ersten Bewilligung bis zum fertigen Tätigkeitsnachweis gehört alles zusammen. Genauso ist Docavera aufgebaut.
Bewilligung erfassen
Bescheid als PDF oder Foto hochladen. Die KI liest Zeitraum, Stunden und Auftraggeber aus, und Sie prüfen die Angaben.
Alles beginnt geordnetLeistungen dokumentieren
Termine direkt danach am Handy eintragen, die Familie unterschreibt auf Wunsch gleich mit. Die Stunden zählen sich von selbst.
Ohne doppelte ErfassungSauber abrechnen
Aus den dokumentierten Terminen entsteht die Rechnung ans Jugendamt, mit Tätigkeitsnachweis und auf Wunsch als XRechnung.
Ein nachvollziehbarer AbschlussBeispielansicht mit erfundenen Daten
Im täglichen Einsatz
Weniger suchen. Mehr wissen.
Was ist bewilligt? Was wurde geleistet? Was steht als Nächstes an? Eine gute Übersicht beantwortet das, bevor jemand fragen muss.
- 01
Klientenakten, die Sinn ergeben
Alle Informationen und Vorgänge zu einem Fall an einem Ort.
- 02
Kontingente, die nicht überraschen
Bewilligte und dokumentierte Stunden im direkten Vergleich, mit rechtzeitiger Erinnerung.
- 03
Dokumentation mit Zusammenhang
Termine, Unterschriften und Tätigkeitsnachweise gehören zusammen.
Das Programm in Bildern
So sieht Docavera wirklich aus.
Echte Ansichten aus dem Programm. Alle Namen, Adressen und Zahlen sind Testdaten.
Unser Anspruch
Nicht noch eine Software, die Arbeit macht. Eine, die Arbeit abnimmt.
Wir denken nicht in möglichst vielen Menüpunkten, sondern in den Schritten, die Jugendhilfe-Teams jeden Tag wirklich erledigen müssen. Damit mehr Zeit für Kinder und Familien bleibt.
Für den ganzen Träger
Jeder hat andere Aufgaben. Alle brauchen Klarheit.
- 01
Für Fachkräfte
Termine direkt am Handy dokumentieren, Papier als Foto zur Akte legen und Erinnerungen im Blick haben.
- 02
Für die Verwaltung
Bewilligungen einlesen, Fachkräfte zuordnen und Fachleistungsstunden nachvollziehbar abrechnen.
- 03
Für die Leitung
Den Überblick über laufende Fälle, Kontingente und offene Rechnungen behalten.
Was Docavera abdeckt
Alles rund um die Hilfe, in einem Programm.
Sozialpädagogische Familienhilfe
Akte, Dokumentation, Hilfeziele und Zielüberprüfung für die SPFH, auch für Erziehungsbeistand und weitere ambulante Hilfen.
Fachleistungsstunden abrechnen
Aus dokumentierten Terminen wird die Rechnung ans Jugendamt, mit Tätigkeitsnachweis und auf Wunsch als XRechnung.
Kontingent im Blick
Bescheid einlesen und jederzeit sehen, wie viele bewilligte Stunden je Hilfe noch offen sind.
Dokumentation am Handy
Direkt nach dem Termin eintragen, unterschreiben lassen und Papier als Foto zur Akte legen.
Berichte und Hilfeziele
Ziele verfolgen und Berichte für die Hilfeplanung vorbereiten, mit KI-Entwurf nur für leere Felder.
KI und Datenschutz
Wo die Daten liegen, was die KI darf und wer was sehen kann.
Zeiterfassung und Dienstplan
Arbeitszeit, Fahrten und Dienste im selben Programm wie Akte und Abrechnung.
Modul für Wohngruppen
Belegung, Übergabebuch und Schichtdienstplan für kleine stationäre Einrichtungen.
Gut zu wissen
Wichtige Fragen. Klare Antworten.
Keine leeren Produktversprechen. Wir sagen Ihnen auch, was Docavera noch nicht kann.
Für welche Einrichtungen ist Docavera gedacht?
Für kleine Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit etwa 3 bis 30 Mitarbeitenden, vor allem in den ambulanten Hilfen zur Erziehung: SPFH, Erziehungsbeistand, Einzelbetreuung, § 35a und § 41. Für kleine Wohngruppen gibt es das Zusatzmodul Wohneinheiten.
Kann Docavera unsere bisherigen Programme ersetzen?
Oft ja, wenn Sie Fachleistungsstunden abrechnen: Akte, Dokumentation, Berichte, Kontingent und Rechnung liegen dann an einem Ort. Die Buchhaltung bleibt beim Steuerbüro, dafür gibt es einen DATEV-Export. Ein Mahnwesen und eine vollautomatische Abrechnung über Tagessätze gibt es noch nicht. Das sagen wir Ihnen lieber gleich.
Wie werden vertrauliche Daten geschützt?
Jeder Träger ist in der Datenbank vollständig von anderen getrennt. Datenbank und Dateien liegen in Frankfurt, die KI läuft nur über Microsoft Azure in der EU. Rollen legen fest, wer was sehen und ändern darf. Die Einzelheiten stehen auf der Seite KI und Datenschutz.
Müssen wir Rechnungen als XRechnung schicken?
Das hängt von Ihrem Träger und Ihrem Jugendamt ab, und das klären Sie am besten mit Ihrem Steuerbüro und dem Amt. Docavera erstellt die XRechnung, wenn Ihr Jugendamt sie verlangt. Sonst geht die Rechnung als PDF.
Was kostet Docavera?
Der Preis richtet sich nach der Größe Ihres Teams und den gebuchten Modulen. Fragen Sie uns gern direkt, Sie bekommen dann eine klare Zahl.
Wie läuft eine Vorführung ab?
Sie dauert etwa 30 Minuten, bei Ihnen vor Ort in der Region oder online. Wir zeigen Docavera mit erfundenen Beispieldaten und sprechen über Ihre Abläufe. Ob es passt, entscheiden Sie danach in Ruhe.
Docavera persönlich kennenlernen
Zeigen wir Ihnen, wie einfach es gehen kann.
Kein Verkaufsgespräch nach Schema. In 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihren Alltag, und Sie bekommen eine ehrliche Antwort, ob Docavera zu Ihrer Einrichtung passt.