Docavera / KI und Datenschutz
KI und Sozialdaten: wo Ihre Daten liegen und was mit ihnen passiert
In der Jugendhilfe geht es um besonders schützenswerte Daten von Kindern und Familien. Deshalb nennen wir Ihnen hier die Fakten statt großer Versprechen.
Wo was liegt
| Was | Wo |
|---|---|
| Datenbank und hochgeladene Dateien | Supabase, Region Frankfurt |
| App-Server | Hetzner |
| KI-Funktionen | Microsoft Azure OpenAI, Rechenzentrum in Schweden (EU) |
| Versand von App-Mails | Brevo |
Wie Docavera die KI einsetzt
Die KI hilft beim Einlesen von Bescheiden und Aktendeckblättern, beim Formulieren von Dokumentationen, bei Berichtsentwürfen und bei Mail-Entwürfen. Dafür gelten feste Regeln:
- Nur über Azure in der EU, ohne Ausweichen auf andere Anbieter.
- Ein Mensch prüft immer. Ohne Ihren Klick wird nichts gespeichert oder verschickt.
- Nur leere Felder: Berichtsentwürfe überschreiben nichts, was Sie geschrieben haben.
ChatGPT für Fallberichte?
Fallinformationen gehören nicht in ein privates KI-Konto. Wer das im Team vermeiden will, braucht eine erlaubte Alternative im Arbeitsalltag. Klären Sie mit Ihrer Datenschutz-Ansprechperson, welche Regeln bei Ihnen gelten.
Wer was sehen und ändern kann
- Getrennte Träger: Die Daten jedes Trägers sind in der Datenbank voneinander getrennt, jeder hat einen eigenen Dateibereich.
- Rollen: Fachkraft, Verwaltung, Leitung und Admin haben verschiedene Rechte. Die Datenbank prüft sie selbst, nicht nur die Oberfläche.
- Zugriffsprotokoll: Auf Wunsch wird festgehalten, wer welche Akte geöffnet hat.
- Unveränderbar: Rechnungen, Unterschriften, Einwilligungen und abgeschlossene Berichte lassen sich nicht unbemerkt ändern.
- Archivieren statt löschen: Endgültig löschen kann nur der Admin, Rechnungen bleiben als Beleg.
Das sagen wir Ihnen gleich
Die Diktierfunktion nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers, in Chrome läuft sie meist über Google und nicht über unsere KI in der EU. Wer das nicht möchte, tippt und nutzt die Formulierungshilfe. Ob ein Einsatz für Ihren Träger zulässig ist, prüfen Sie am besten mit Ihrer Datenschutz-Ansprechperson. Fragen Sie uns gern nach den Einzelheiten.
Das gehört auch dazu
Sozialpädagogische Familienhilfe
Akte, Dokumentation, Hilfeziele und Zielüberprüfung für die SPFH, auch für Erziehungsbeistand und weitere ambulante Hilfen.
Fachleistungsstunden abrechnen
Aus dokumentierten Terminen wird die Rechnung ans Jugendamt, mit Tätigkeitsnachweis und auf Wunsch als XRechnung.
Kontingent im Blick
Bescheid einlesen und jederzeit sehen, wie viele bewilligte Stunden je Hilfe noch offen sind.
Docavera persönlich kennenlernen
Zeigen wir Ihnen, wie einfach es gehen kann.
Kein Verkaufsgespräch nach Schema. In 30 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihren Alltag, und Sie bekommen eine ehrliche Antwort, ob Docavera zu Ihrer Einrichtung passt.